Tietosuojaseloste

Palkos Oy (y-tunnus 2853409-8)
Ylipääntie 14 C, 91900 Liminka
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: myynti@palakotia.fi

Emme ole nimenneet tietosuojavastaavaa, koska toimintamme laajuus ei sitä edellytä. Tietosuoja-asiat hoidetaan yllä olevasta osoitteesta.

Keräämme vain sen, mitä kulloinenkin toiminto edellyttää. Tiedot saadaan pääosin sinulta itseltäsi. Tilaus, tarjous ja ajanvaraus edellyttävät nimeä ja yhteystietoja, tilaus lisäksi toimitusosoitetta: ilman niitä emme voi toimittaa tilausta, tehdä tarjousta emmekä vahvistaa aikaa. Muuten tietojen antaminen on vapaaehtoista.

• Tilaus: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja toimitusosoite, tilatut tuotteet mittoineen ja valintoineen sekä tilaus- ja kuittinumero. Maksunvälittäjältä saamme maksutapahtuman tunnisteen. Emme näe emmekä tallenna korttitietoja — maksun käsittelee Paytrail Oyj omassa palvelussaan.
• Tarjous ja ajanvaraus: yhteystiedot, osoite, kuvaus kohteesta ja viestisi sekä tarjoukseen liitetyt tiedostot, kuten pohjapiirrokset ja valokuvat. Liitteet avautuvat vain tarjouslinkistä, ja pääsy katkeaa, kun tarjous perutaan tai vanhenee.

Asiakashallinta ja myynnin muistiinpanot

• Yhteystietosi sekä muistiinpanot yhteydenotoista: mitä kysyit, mitä sovittiin ja mitä tarjosimme
• Yritysasiakkaalta lisäksi y-tunnus, laskutusosoite ja verkkolaskuosoite
• Tiedot voidaan kirjata myös puhelun tai sähköpostin perusteella, eli ilman että olet itse täyttänyt lomaketta. Silloin tiedot on saatu sinulta yhteydenoton yhteydessä tai tilauksesi toimittajilta, esimerkiksi valmistajan tai tavarantoimittajan tilausvahvistuksesta, jonka voimme liittää asiakastietoihisi ja tilaukseesi. Voit aina pyytää nähdäksesi, mitä sinusta on kirjattu.

Muut toiminnot

• Suositteluohjelma: suosittelijan sähköpostiosoite ja koodi sekä koodilla tehdyn tilauksen viite, arvo ja siitä laskettu palkkio. Yhden asiakkaan tietueeseen tallentuu siis tieto toisen asiakkaan tilauksen arvosta. Emme kerro suosittelijalle summaa emmekä sitä, kuka koodia käytti.
• Kumppanit (esimerkiksi asentajat): nimi, sähköpostiosoite, y-tunnus, kumppanikoodi sekä koodilla tehdyt tilaukset ja niiden provisiot maksutietoineen.
• Referenssit ja asiakasarvostelut: etunimi tai valitsemasi julkaistava nimi, paikkakunta, palaute tai arvosana ja teksti, lähettämäsi valokuva, julkaisuluvat ja arvostelun tilausviite sekä arvostelun käsittelytiedot (julkaisu, hylkäyksen peruste, kaupan vastaus).
• Viestintä: sähköpostiosoite markkinointiviestejä ja odotuslistaa varten sekä tieto mahdollisesta peruutuksesta. Uutiskirjeen tilaus: sähköpostiosoite, tilaushetki ja tieto siitä, milloin vahvistit tilauksen vahvistuslinkistä. Emme lähetä uutiskirjettä ennen vahvistusta. Jos tilausta ei ole vahvistettu vuorokaudessa, lähetämme yhden muistutuksen samalla vahvistuslinkillä, ja vahvistamaton tilaus poistuu kolmen vuorokauden kuluttua muistutuksesta. Kampanja-aikana vahvistus on samalla osallistuminen avajaisarvontaan; voittajalta pyydämme toimitusosoitteen vain palkintoa varten.
• Jaetut suunnitelmat: laskurissa tekemäsi valinnat ja mitat, kun tallennat suunnitelman linkiksi tai pyydät siitä tarjouksen. Yhteystietoja ei ole, mutta huoneelle antamasi nimi tallentuu sellaisenaan, joten älä kirjoita siihen henkilötietoja.
• Chat-assistentti: viestisi ja assistentin vastaukset, keskustelun kesto ja tekninen tunniste. IP-osoitteesta säilytetään vain peruuttamaton tiiviste väärinkäytön estoa varten. Sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, henkilötunnukset ja tilinumerot poistetaan viesteistä ennen tallennusta, mutta vapaa kerronta tallentuu. Jos arvioit vastauksen peukalolla, arvio ja mahdollinen kommenttisi tallentuvat keskustelun mukana. Jos varaat ajan chatissa, assistentti kysyy nimen, sähköpostin, puhelinnumeron ja käyntiä varten osoitteen. Ne kulkevat omalla laitteellamme Suomessa toimivan kielimallin läpi, eikä niitä luovuteta eteenpäin eikä käytetä mallin kouluttamiseen. Varaus käsitellään kuten ajanvaraussivulla. Ajanvaraussivulla assistentti näkee valintasi, mutta yhteystietokentistä vain sen, onko kenttä tyhjä. Chat ei aseta evästettä.
• Mitä assistentti näkee: kun lähetät viestin, se saa sivun osoitteen, otsikon ja ruudulla näkyvän tekstin, laskurissa suunnitelmasi ja korissa olevat tuotteet, jotta se voi vastata siihen, mitä katsot. Lomakkeisiin kirjoittamaasi se ei näe, eikä mitään kerätä kassalta, tilauksen vahvistussivulta eikä tarjous- tai arvostelulinkeistä. Keskustelusta tallentuu sivun osoite, jolla kysyit, ja assistentin vastaus siinä näytettyine tuotteineen ja hintoineen; ruudun tekstiä, suunnitelmaa ja korin sisältöä ei tallenneta. Myyntimme lukee keskusteluja voidakseen auttaa ja parantaa vastauksia.
• Ihminen chatissa: voit pyytää myyjäämme jatkamaan keskustelua. Voit jättää vapaaehtoisesti sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron, jotta vastaus tavoittaa sinut, jos poistut sivulta. Käytämme sitä vain tähän vastaukseen, ja se poistetaan keskustelun mukana.
• Kuvat chatissa: voit lähettää chattiin kuvan, esimerkiksi tilasta, johon ovet tulevat. Kuva pienennetään ja siitä poistetaan sijainti- ja laitetiedot jo laitteellasi. Kuvan käsittelee oma tekoälymallimme omalla palvelimellamme, ei ulkopuolinen palvelu, ja kuva tallennetaan keskustelun mukana, jotta myyjämme näkee sen. Älä kuvaa ihmisiä tai henkilötietoja.
• Tekniset tiedot: IP-osoite lomakkeiden roskapostisuojauksessa ja väärinkäytön estossa sekä IP-osoite ja sähköpostiosoite ylläpidon toimintojen lokissa.

Kävijätilastot ja mainonnan mittaus — vain suostumuksellasi

Mitä evästeillä ja mittauksella kerätään ja kenelle tiedot menevät, kerromme luvussa 8.

• Sopimus kanssasi: tilausten käsittely, valmistus, toimitus ja asiakaspalvelu sekä kumppanuus ja provisioiden laskenta.
• Sopimusta edeltävät toimenpiteet pyynnöstäsi: tarjoukset, ajanvaraus ja myynnin muistiinpanot.
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpito ja verotus.
• Oikeutettu etu, ja etu on kerrottu kunkin kohdan yhteydessä:
  • asiakassuhteen hoito ja myynnin muistiinpanot (asiakassuhde)
  • suositteluohjelma ja palkkioiden laskenta (ohjelman toteuttaminen; suosittelijan kanssa myös sopimus)
  • väärinkäytön ja roskapostin esto (palvelun turvallisuus)
  • arvostelupyyntö ja muistutus toimitetun tilauksen jälkeen (asiakaskokemuksen selvittäminen). Voit kieltää tällaiset viestit jokaisen viestin peruutuslinkistä
  • asiakasarvostelujen tallennus ja moderointi (palvelun kehittäminen ja se, että arvostelut ovat aidoilta ostajilta). Vastausluonnoksia voidaan laatia omalla kielimallillamme Suomessa; malliin menee vain arvosana, teksti ja etunimi
  • chat-assistentin vastausten laadun seuranta ja kehittäminen (palvelun toimivuus)
  • markkinointiviestit nykyisille asiakkaille (asiakassuhde). Jokaisessa viestissä on peruutuslinkki, ja peruutus tulee voimaan heti. Viesti voidaan kohdentaa esimerkiksi sen mukaan, mistä olet meihin yhteydessä tai oletko jo tilannut — kohdennuksen valitsee ihminen, eikä siihen liity automaattista päätöksentekoa sinusta
• Suostumuksesi, jonka voit peruuttaa milloin tahansa:
  • Uutiskirje. Suostumus annetaan klikkaamalla tilauksen jälkeen lähetettyä vahvistuslinkkiä, ja sen voi peruuttaa jokaisen viestin lopussa olevasta linkistä. Peruutus tulee voimaan heti ja on pysyvä: emme lähetä osoitteeseen markkinointia sen jälkeen, vaikka se lisättäisiin listalle uudelleen.
  • Referenssien julkaisu sivustolla ja sosiaalisessa mediassa sekä arvostelun julkaisu sivustolla. Suostumus annetaan lomakkeella.
  • Kävijätilastot (Google Analytics). Mitkä sivut, tuotteet ja laskurin vaiheet kiinnostavat ja missä kohdassa ostos keskeytyy. Suostumus annetaan evästebannerissa.
  • Mainonnan mittaus ja kohdentaminen (Meta-pikseli, Google Ads). Johtaako mainos käyntiin, tarjouspyyntöön tai tilaukseen, ja mainosten näyttäminen Facebookissa, Instagramissa ja Googlessa ihmisille, jotka ovat käyneet sivustolla. Suostumus annetaan evästebannerissa.

Voit peruuttaa tilastoinnin ja markkinoinnin suostumuksen milloin tahansa sivun alatunnisteen Evästeasetukset-linkistä. Peruutus ei vaikuta sitä ennen tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Emme tee automaattista päätöksentekoa emmekä profilointia, jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia. Jos sallit markkinoinnin, Meta ja Google voivat yhdistää käyntisi tietoihin, jotka niillä on sinusta omissa palveluissaan, ja kohdentaa sinulle mainoksia niiden perusteella. Chat-assistentti vastaa kysymyksiin sivuston omasta sisällöstä. Se ei tee sinua koskevia päätöksiä eikä muodosta sinusta profiilia.

Tietoja käsitellään Euroopan unionin alueella. Tietokanta, palvelinsovellus ja lähettämiesi tiedostojen tallennus ovat Frankfurtissa Saksassa. Chat-assistentin kielimalli toimii omalla laitteellamme Suomessa ja sen päätepiste Helsingissä, joten keskustelut eivät kulje ulkopuolisen tekoälypalvelun kautta.

Ilman suostumustasi emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos sallit tilastoinnin tai markkinoinnin, Google ja Meta voivat käsitellä kävijämittauksen tietoja myös Yhdysvalloissa. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework), johon molemmat yhtiöt ovat sitoutuneet, sekä Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, joiden kanssa meillä on henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus:

• verkkosivuston, palvelinsovelluksen, tietokannan ja tiedostojen tallennuksen palveluntarjoajat (Frankfurt)
• sähköpostien lähetyspalvelu
• myynnin sähköposti- ja kalenteripalvelu
• chat-assistentin palvelinkapasiteetti (Helsinki)

Paytrail Oyj — maksunvälitys. Paytrail on oma rekisterinpitäjänsä maksutapahtuman osalta.

Vain suostumuksellasi:

• Google Ireland Limited — kävijätilastot (Google Analytics) ja mainonnan mittaus (Google Ads). Vain suostumuksellasi.
• Meta Platforms Ireland Limited — mainonnan mittaus ja kohdentaminen (Meta-pikseli). Vain suostumuksellasi. Pikselin tietojen keräämisessä ja siirrossa Metalle olemme Metan kanssa yhteisrekisterinpitäjiä; Meta vastaa tietojen myöhemmästä käsittelystä omana rekisterinpitäjänään (Metan tietosuojakäytäntö).

Lisäksi luovutamme toimituksen edellyttämät tiedot kuljetusyhtiölle sekä mittatilaustuotteiden valmistajalle. Osa verkkokaupan tuotteista toimitetaan suoraan tavarantoimittajalta. Valmistajalle ja tavarantoimittajalle välitetään nimesi, toimitusosoitteesi ja tarvittaessa puhelinnumerosi tilausta ja toimitusta varten.

Kirjanpitoaineisto on tilitoimiston ja viranomaisten saatavilla siltä osin kuin laki edellyttää. Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin, lukuun ottamatta suostumuksellasi Metalle ja Googlelle välittyviä mainonnan mittaustietoja (luku 8).

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin käyttötarkoitus edellyttää, ja poistamme ne sen jälkeen:

• Tilaukset, kuitit ja kirjanpitoaineisto: 6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki; poistopyyntö ei voi lyhentää aikaa).
• Kumppanit ja provisiotapahtumat: 6 vuotta viimeisestä provisiotapahtumasta (kirjanpitoaineistoa). Laskuttamatta jäänyttä provisiota ei poisteta säilytysajan täytyttyäkään: se on saatavasi.
• Asiakastiedot ja myynnin muistiinpanot: 3 vuotta viimeisestä yhteydenotosta; jos olet tilannut, tilausten aika.
• Tarjoukset ja tarjousliitteet: 2 vuotta viimeisestä käsittelystä; tilaukseen johtaneet tilausten aika.
• Ajanvaraukset: 2 vuotta varauksen ajankohdasta.
• Suosittelukoodit ja palkkiot: 2 vuotta viimeisestä tapahtumasta; maksetut palkkiot kirjanpitoajan.
• Alennuskoodien käyttökirjaukset: 2 vuotta koodin käytöstä (kertakäyttöisten koodien valvonta).
• Julkaisemattomat ja hylätyt arvostelut: 2 vuotta viimeisestä muutoksesta. Julkaistut niin kauan kuin ne ovat julkaistuina tai kunnes pyydät poistoa; referenssit kunnes peruutat suostumuksesi.
• Keskeytyneet ostot: 12 kuukautta tilausyrityksestä (tilasto keskeytysten syistä; asiakaskorttia ei luoda).
• Lähetysjonon sähköpostit: 12 kuukautta ja Lähetettyjen sähköpostien loki: 12 kuukautta lähetyksestä. Lokissa on vastaanottaja, lähettäjäosoite, otsikko ja aika, ei viestin sisältöä.
• Jaetut suunnitelmat: 12 kuukautta tallennuksesta, minkä jälkeen linkki lakkaa toimimasta.
• Chat-keskustelut: 6 kuukautta keskustelun viimeisestä viestistä, myös chatissa jätetty yhteystieto ja lähetetyt kuvat.
• Ylläpidon assistentin keskustelut: 12 kuukautta viimeisestä viestistä. Henkilökuntamme keskustelut omalla kielimallillamme voivat sisältää asiakastietoja, ja ne talletetaan palvelun ja mallin kehittämiseksi omilla laitteillamme. Asiakaschatin keskusteluja tähän ei käytetä.
• Ylläpidon lokien IP-osoitteet: 12 kuukautta; itse lokimerkintä säilyy pidempään ilman IP-osoitetta.
• Kävijätilastot (Google Analytics): 14 kuukautta tapahtumasta. Meta ja Google säilyttävät mainonnan mittaustietoja omien ehtojensa mukaisesti. Evästevalintasi: 12 kuukautta, jonka jälkeen kysymme uudelleen.
• Odotuslistan osoitteet: 3 vuotta ilmoittautumisesta, sama aika kuin asiakastiedoilla, tai kunnes pyydät poistoa.
• Markkinointikiellot pysyvästi (kieltoa ei voi noudattaa, jos sen poistaa).

Sinulla on oikeus

• saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu
• pyytää virheellisen tiedon oikaisua
• pyytää tietojesi poistamista
• rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa
• saada antamasi tiedot siirrettävässä muodossa

Poisto-oikeus ei ulotu kirjanpitoaineistoon: tilaukseen liittyvät tositteet on säilytettävä lain vaatima aika, vaikka pyytäisit poistoa. Poistamme silloin kaiken muun, esimerkiksi markkinointiosoitteesi ja suosittelutiedot.

Käytä oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen myynti@palakotia.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Oppaat-sivulla on YouTube-videoita. Video ladataan YouTubesta vasta kun painat toistopainiketta. Sitä ennen sivu ei ota yhteyttä YouTubeen eikä Googleen lainkaan: myös videoiden kansikuvat tarjoillaan omalta palvelimeltamme. Kun käynnistät videon, selaimesi muodostaa yhteyden Googlen palveluun ja Googlelle välittyy mm. IP-osoitteesi. Käytämme youtube-nocookie.com-osoitetta, joka rajoittaa seurantaevästeiden käyttöä.

Päivitämme selostetta, kun palvelu muuttuu. Sivun yläreunassa näkyy viimeisin päivityspäivä. Olennaisista muutoksista kerromme asiakkaille erikseen.