Tietosuojaseloste

Palkos Oy (y-tunnus 2853409-8)
Kuormatie 1, 91900 Liminka
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: myynti@palakotia.fi

Emme ole nimenneet tietosuojavastaavaa, koska toimintamme laajuus ei sitä edellytä. Tietosuoja-asiat hoidetaan yllä olevasta osoitteesta.

Keräämme vain sen, mitä kulloinenkin toiminto edellyttää. Emme kerää tietoja varmuuden vuoksi.

Tilaus ja toimitus

• Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja toimitusosoite
• Tilatut tuotteet, niiden mitat ja valinnat, tilausnumero ja kuittinumero
• Maksutapahtuman tunniste maksunvälittäjältä. Emme näe emmekä tallenna korttitietoja — maksun käsittelee Paytrail Oyj omassa palvelussaan.

Tarjouspyyntö ja tarjous

• Yhteystiedot ja kuvaus kohteesta
• Tarjoukseen liitetyt tiedostot, esimerkiksi pohjapiirrokset tai valokuvat. Liitteet eivät ole julkisesti luettavissa: ne tarjoillaan vain tarjouslinkin kautta, ja pääsy katkeaa kun tarjous perutaan tai vanhenee.

Asiakashallinta ja myynnin muistiinpanot

• Yhteystietosi sekä muistiinpanot yhteydenotoista: mitä kysyit, mitä sovittiin ja mitä tarjosimme
• Yritysasiakkaalta lisäksi y-tunnus, laskutusosoite ja verkkolaskuosoite
• Tiedot voidaan kirjata myös puhelun tai sähköpostin perusteella, eli ilman että olet itse täyttänyt lomaketta. Silloin tiedot on saatu sinulta yhteydenoton yhteydessä. Voit aina pyytää nähdäksesi, mitä sinusta on kirjattu.

Ajanvaraus

• Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite ja viestisi

Suositteluohjelma

• Suosittelijan sähköpostiosoite ja hänen suosittelukoodinsa
• Koodilla tehdyn tilauksen viite ja arvo sekä siitä laskettu palkkio. Tämä tarkoittaa, että yhden asiakkaan tietueeseen tallentuu tieto toisen asiakkaan tilauksen arvosta. Emme kerro suosittelijalle tilauksen summaa emmekä sitä, kuka koodia käytti.

Referenssit

• Etunimi, paikkakunta, antamasi palaute ja lähettämäsi valokuva sekä erikseen antamasi julkaisuluvat

Viestintä

• Sähköpostiosoite markkinointiviestejä varten sekä tieto siitä, jos olet perunut niiden tilauksen
• Sähköpostiosoite, jos ilmoittaudut odotuslistalle vielä julkaisemattomasta tuoteryhmästä
• Uutiskirjeen tilaus: sähköpostiosoite, tilaushetki ja tieto siitä, milloin vahvistit tilauksen vahvistuslinkistä. Emme lähetä uutiskirjettä ennen vahvistusta, ja vahvistamaton tilaus poistuu itsestään kolmessa vuorokaudessa.

Kumppanit ja provisiot

• Jos toimit yhteistyökumppaninamme (esimerkiksi asentajana): nimi, sähköpostiosoite, y-tunnus ja sinulle avattu kumppanikoodi
• Koodillasi tehdyt tilaukset ja niistä kertynyt provisio sekä tieto siitä, milloin provisio on maksettu

Jaetut suunnitelmat

• laskurissa tekemäsi valinnat ja mitat, kun tallennat suunnitelman jaettavaksi linkiksi tai pyydät siitä tarjouksen

Suunnitelmassa ei ole yhteystietoja. Huoneelle antamasi nimi tallentuu kuitenkin sellaisenaan, joten älä kirjoita siihen henkilötietoja. Linkin haltija näkee suunnitelman.

Chat-assistentti

• kirjoittamasi viestit ja assistentin vastaukset, keskustelun kesto ja tekninen tunniste
• IP-osoitteesta säilytetään vain peruuttamaton tiiviste väärinkäytön estoa varten. Raakaa osoitetta ei talleteta

Chat ei aseta evästettä. Viestin sisällöstä poistetaan tunnistetut sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, henkilötunnukset ja tilinumerot ennen tallennusta. Poisto ei kuitenkaan kata vapaata kerrontaa: jos kirjoitat itsestäsi muuta, se tallentuu.

Ajan varaaminen chatissa. Jos pyydät assistenttia varaamaan tapaamisajan, se kysyy nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi — ja käyntiä varten myös osoitteen. Muuta se ei kysy. Nämä tiedot kirjoitat keskusteluun, joten ne kulkevat kielimallin läpi samalla tavalla kuin muut viestisi. Kielimalli on omalla laitteellamme Suomessa eikä tietoja luovuteta kolmannelle osapuolelle; niitä ei myöskään käytetä mallin kouluttamiseen.

Varauksen synnyttyä tiedot käsitellään kuten varaussivulta tehdyssä varauksessa: ne tallentuvat varaukseen ja asiakasrekisteriin, ja tapaaminen kirjataan myyntimme kalenteriin. Keskustelu itse säilyy erikseen kuvatun säilytysajan, ja siitä poistetaan tunnistetut sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot — nimi jää, koska sitä ei voi tunnistaa kaavamaisesti.

Jos et halua antaa tietoja chatissa, varaa aika ajanvaraussivulta tai soita. Lopputulos on sama.

Assistentti tietää mitä olet ajanvaraussivulla valinnut — aiheen, muodon, päivän ja ajan — jotta se voi neuvoa oikein ja täyttää lomakkeen puolestasi. Yhteystietokentistä sille kerrotaan vain onko kenttä tyhjä, ei niiden sisältöä.

Tekniset tiedot

• IP-osoite lomakkeiden roskapostisuojauksessa ja väärinkäytön estossa
• IP-osoite ja sähköpostiosoite ylläpidon toimintojen lokissa, kun ylläpitäjä kirjautuu tai muuttaa tilauksen tietoja

Jokaisella käsittelyllä on oma perusteensa. Alla ne toiminnoittain.

• Tilausten käsittely, valmistus, toimitus ja asiakaspalvelu. Peruste: sopimuksen täytäntöönpano.
• Tarjoukset ja ajanvaraus. Peruste: sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet pyynnöstäsi.
• Asiakassuhteen hoito ja myynnin muistiinpanot. Peruste: sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet pyynnöstäsi sekä oikeutettu etu asiakassuhteen hoidossa.
• Kirjanpito ja verotus. Peruste: lakisääteinen velvoite.
• Suositteluohjelma ja palkkioiden laskenta. Peruste: oikeutettu etu ohjelman toteuttamisessa sekä sopimus suosittelijan kanssa.
• Väärinkäytön ja roskapostin esto. Peruste: oikeutettu etu palvelun turvallisuudessa.
• Referenssien julkaisu sivustolla ja sosiaalisessa mediassa. Peruste: suostumuksesi, jonka annat erikseen lomakkeella ja voit peruuttaa milloin tahansa.
• Chat-assistentin vastausten laadun seuranta ja kehittäminen. Peruste: oikeutettu etu palvelun toimivuuden varmistamisessa.
• Markkinointiviestit nykyisille asiakkaille. Peruste: oikeutettu etu asiakassuhteessa. Jokaisessa viestissä on peruutuslinkki, ja peruutus tulee voimaan heti. Viesti voidaan kohdentaa esimerkiksi sen mukaan, mistä olet meihin yhteydessä tai oletko jo tilannut — kohdennuksen valitsee ihminen, eikä siihen liity automaattista päätöksentekoa sinusta.
• Kumppanuuden hoitaminen ja provisioiden laskenta. Peruste: sopimus kanssasi. Käsittelemme tietoja niin kauan kuin kumppanuus on voimassa ja sen jälkeen kirjanpitolain vaatiman ajan.
• Uutiskirje. Peruste: suostumuksesi, jonka annat klikkaamalla tilauksen jälkeen lähetettyä vahvistuslinkkiä. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa jokaisen viestin lopussa olevasta linkistä, ja peruutus tulee voimaan heti. Peruutus on pysyvä: emme lähetä osoitteeseen markkinointia sen jälkeen, vaikka se lisättäisiin listalle uudelleen.

Emme tee automaattista päätöksentekoa emmekä profilointia, jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia. Chat-assistentti vastaa kysymyksiin sivuston omasta sisällöstä. Se ei tee sinua koskevia päätöksiä eikä muodosta sinusta profiilia.

Tietoja käsitellään Euroopan unionin alueella. Verkkokaupan tietokanta ja palvelinsovellus toimivat Frankfurtissa Saksassa, samoin asiakkaiden lähettämien tiedostojen tallennus.

Chat-assistentin kielimalli ajetaan Palakotia-palvelun omalla laitteella Suomessa, ja sen päätepiste sijaitsee Helsingissä. Keskustelut eivät siis kulje ulkopuolisen tekoälypalvelun kautta.

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Sivuston kuvapankissa säilytettävät tuotekuvat sijaitsevat Yhdysvalloissa, mutta ne ovat tavarantoimittajien markkinointikuvia eivätkä sisällä henkilötietoja.

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, joiden kanssa meillä on henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus:

• Vercel — verkkosivuston ja palvelinsovelluksen käyttöympäristö sekä tiedostojen tallennus (Frankfurt)
• Neon — tietokanta (Frankfurt)
• Resend — sähköpostien lähetys
• Microsoft — myynnin sähköposti ja kalenteri (Microsoft 365)
• Hetzner — palvelinkapasiteetti chat-assistentin päätepisteelle (Helsinki)
• Paytrail Oyj — maksunvälitys. Paytrail on oma rekisterinpitäjänsä maksutapahtuman osalta.

Lisäksi luovutamme toimituksen edellyttämät tiedot kuljetusyhtiölle. Osa verkkokaupan tuotteista toimitetaan suoraan tavarantoimittajalta, jolloin nimesi ja toimitusosoitteesi välitetään kyseiselle toimittajalle lähetystä varten.

Kirjanpitoaineisto on tilitoimiston ja viranomaisten saatavilla siltä osin kuin laki edellyttää. Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin.

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin käyttötarkoitus edellyttää. Käytännössä ajat ovat seuraavat:

• Tilaukset, kuitit ja kirjanpitoaineisto: 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä on kirjanpitolain vaatimus, eikä poistopyyntö voi lyhentää sitä.
• Kumppanit ja provisiotapahtumat: 6 vuotta viimeisestä provisiotapahtumasta. Provisiot ovat kirjanpitoaineistoa, joten aikaa ei voi lyhentää poistopyynnöllä. Laskuttamatta jäänyttä provisiota ei poisteta myöskään säilytysajan täytyttyä: se on saatavasi, eikä se vanhene omalla päätöksellämme.
• Tarjoukset ja tarjousliitteet: 2 vuotta viimeisestä käsittelystä, tai jos tarjous johti tilaukseen, saman ajan kuin tilaus.
• Ajanvaraukset: 2 vuotta varauksen ajankohdasta.
• Chat-keskustelut: 6 kuukautta keskustelun viimeisestä viestistä.
• Jaetut suunnitelmat: 12 kuukautta tallennuksesta. Sen jälkeen jakolinkki lakkaa toimimasta.
• Asiakastiedot ja myynnin muistiinpanot: 3 vuotta viimeisestä yhteydenotosta. Jos olet tilannut meiltä, tietosi noudattavat tilausten kirjanpitoaikaa.
• Suosittelukoodit ja palkkiot: 2 vuotta viimeisestä tapahtumasta. Maksettuja palkkioita koskeva kirjanpitoaineisto säilyy kirjanpitoajan.
• Alennuskoodien käyttökirjaukset: 2 vuotta koodin käytöstä. Kirjaus kertoo, että tietty koodi on käytetty tietyssä tilauksessa — se on tarpeen kertakäyttöisten koodien valvontaan ja väärinkäytön selvittämiseen.
• Referenssikuvat ja -palautteet: kunnes peruutat suostumuksesi.
• Markkinointikiellot: pysyvästi. Kieltoa ei voi noudattaa, jos sen poistaa.
• Odotuslistan osoitteet: kunnes tuoteryhmä avataan tai pyydät poistoa.
• Lähetysjonon sähköpostit: 12 kuukautta lähetyksestä. Jono säilöö vastaanottajan osoitteen ja viestin tiedot, jotta vahvistus- ja muistutusviestit voidaan lähettää ja tarvittaessa todentaa jälkikäteen.
• Lähetettyjen sähköpostien loki: 12 kuukautta lähetyksestä. Lokiin kirjataan meiltä lähteneen viestin vastaanottaja, lähettäjäosoite, otsikko ja lähetysaika, jotta asiakaspalvelu näkee, mitä sinulle on lähetetty. Viestin sisältöä ei tallenneta.
• Ylläpidon lokien IP-osoitteet: 12 kuukautta. Itse lokimerkintä säilyy tätä pidempään, mutta IP-osoite poistetaan siitä.

Sinulla on oikeus

• saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu
• pyytää virheellisen tiedon oikaisua
• pyytää tietojesi poistamista
• rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa
• saada antamasi tiedot siirrettävässä muodossa

Poisto-oikeus ei ulotu kirjanpitoaineistoon: tilaukseen liittyvät tositteet on säilytettävä lain vaatima aika, vaikka pyytäisit poistoa. Poistamme silloin kaiken muun, esimerkiksi markkinointiosoitteesi ja suosittelutiedot.

Käytä oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen myynti@palakotia.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Käytämme vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä: ostoskorin sisällön muistamiseen ja ylläpitäjän kirjautumiseen. Emme käytä mainonnan tai seurannan evästeitä emmekä jaa tietoja mainosverkostoille.

Sivuston kävijämäärää mitataan Vercelin kävijämittauksella ja sivujen latausnopeutta Vercelin suorituskykymittauksella. Kumpikaan ei aseta evästeitä eikä yhdistä käyntejä yksittäiseen henkilöön tai seuraa sinua muille sivustoille.

Sivuston kirjasimet tarjoillaan omalta palvelimeltamme, joten selaimesi ei ota niiden takia yhteyttä Googleen.

Oppaat-sivulla on YouTube-videoita. Video ladataan YouTubesta vasta kun painat toistopainiketta. Sitä ennen sivu ei ota yhteyttä YouTubeen eikä Googleen lainkaan: myös videoiden kansikuvat tarjoillaan omalta palvelimeltamme. Kun käynnistät videon, selaimesi muodostaa yhteyden Googlen palveluun ja Googlelle välittyy mm. IP-osoitteesi. Käytämme youtube-nocookie.com-osoitetta, joka rajoittaa seurantaevästeiden käyttöä.

Päivitämme selostetta, kun palvelu muuttuu. Sivun yläreunassa näkyy viimeisin päivityspäivä. Olennaisista muutoksista kerromme asiakkaille erikseen.